I. PENDAHULUAN
PT Aldzama (“Perusahaan”, “Kami”) berkomitmen untuk menjaga keamanan, kerahasiaan, dan Pelindungan Data Pribadi dalam penyelenggaraan dan penggunaan RISE.
RISE merupakan platform berbasis elektronik yang dikembangkan dan dikelola oleh Perusahaan untuk digunakan secara internal dalam mendukung pengelolaan administrasi sumber daya manusia.
Kebijakan Privasi ini (“Kebijakan Privasi”) menjelaskan bagaimana Perusahaan memperoleh, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengakses, mengungkapkan, melindungi, dan menghapus Data Pribadi dalam penyelenggaraan RISE.
Tujuan dari Kebijakan Privasi ini adalah untuk:
memberikan informasi kepada Anda mengenai Data Pribadi yang Kami proses, alasan Kami memprosesnya, serta pihak yang dapat terlibat dalam pemrosesan Data Pribadi Anda;
menjelaskan bagaimana Kami memproses Data Pribadi Anda dalam rangka menyediakan, mengelola, dan mengembangkan RISE untuk kebutuhan internal Perusahaan; dan
menjelaskan hak yang Anda miliki terkait dengan Data Pribadi Anda serta langkah-langkah yang Kami lakukan untuk melindungi Data Pribadi Anda.
II. DEFINISI
Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasikan dengan informasi lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sistem elektronik atau nonelektronik.
Data Pribadi yang bersifat spesifik adalah Data Pribadi sebagaimana ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan, termasuk data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data anak, data keuangan pribadi, dan/atau data lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Subjek Data Pribadi adalah orang perseorangan yang pada dirinya melekat Data Pribadi.
Pengendali Data Pribadi adalah pihak yang menentukan tujuan dan melakukan kendali atas pemrosesan Data Pribadi. Dalam penyelenggaraan RISE, PT Aldzama bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan untuk tujuan dan kepentingan Perusahaan.
Prosesor Data Pribadi adalah pihak yang melakukan pemrosesan Data Pribadi atas nama Pengendali Data Pribadi.
Pemrosesan Data Pribadi adalah setiap tindakan terhadap Data Pribadi, termasuk memperoleh, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, memperbaiki, memperbarui, menampilkan, mengungkapkan, mentransfer, menyebarluaskan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi.
Pengguna adalah karyawan dan/atau pihak lain yang memperoleh akses terhadap RISE berdasarkan kewenangan yang diberikan oleh Perusahaan.
III. PENGENDALI DATA PRIBADI
PT Aldzama merupakan Pengendali Data Pribadi dalam pemrosesan Data Pribadi melalui RISE sepanjang Perusahaan menentukan tujuan dan melakukan kendali atas pemrosesan tersebut.
Dalam menjalankan fungsi RISE, Perusahaan dapat menggunakan pihak ketiga yang melakukan pemrosesan Data Pribadi atas nama Perusahaan. Dalam hal tersebut, pihak ketiga dapat bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi sesuai dengan hubungan, kewenangan, dan tanggung jawab yang ditetapkan berdasarkan perjanjian dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Prosesor Data Pribadi tidak diperkenankan menggunakan Data Pribadi untuk tujuan di luar instruksi dan kewenangan yang diberikan oleh Perusahaan.
IV. DATA PRIBADI DAN PEMROSESANNYA
Dalam penyelenggaraan RISE, Perusahaan dapat memproses Data Pribadi Pengguna yang diperlukan untuk mendukung administrasi sumber daya manusia. Data tersebut dapat mencakup data identitas dan kepegawaian, informasi akun dan autentikasi, data kehadiran, cuti, lembur, penggajian, serta informasi teknis yang berkaitan dengan penggunaan RISE. Jenis Data Pribadi yang diproses dapat berbeda sesuai dengan fitur RISE yang digunakan dan kebutuhan pemrosesan.
Pada fitur absensi, RISE menerima koordinat lokasi yang dikirim perangkat pada saat pencatatan masuk atau pulang untuk mencocokkan lokasi kerja. Bila verifikasi wajah diaktifkan, RISE menerima foto wajah untuk pendaftaran dan verifikasi biometrik.
Data Pribadi dapat diperoleh dan dikumpulkan dari Pengguna melalui pembuatan dan penggunaan akun, pengisian atau pembaruan informasi, serta aktivitas dalam RISE, maupun dari sistem dan administrasi internal Perusahaan dan pihak lain yang secara sah memberikan Data Pribadi kepada Perusahaan. Dalam hal Data Pribadi tidak diberikan atau diberikan secara tidak lengkap, kondisi tersebut dapat mempengaruhi kemampuan Perusahaan untuk menyediakan fungsi tertentu dalam RISE atau melaksanakan proses administrasi yang berkaitan dengan data tersebut.
Perusahaan memproses Data Pribadi untuk menyediakan dan mengelola fungsi RISE, melakukan verifikasi dan administrasi kepegawaian, mengelola kehadiran, cuti, lembur dan informasi penggajian, menjaga keamanan sistem, melakukan pemeliharaan dan pengembangan RISE, melaksanakan audit atau pemeriksaan yang diperlukan, serta memenuhi kewajiban Perusahaan berdasarkan hubungan kerja dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Perusahaan menentukan dasar pemrosesan sesuai dengan tujuan dan karakteristik masing-masing pemrosesan. Pemrosesan dapat dilakukan berdasarkan pelaksanaan perjanjian atau hubungan kerja, pemenuhan kewajiban hukum, kepentingan yang sah Perusahaan dengan memperhatikan hak Subjek Data Pribadi, pelaksanaan kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan, dan/atau dasar lain yang diperbolehkan berdasarkan hukum yang berlaku. Dengan demikian, tidak seluruh pemrosesan Data Pribadi dalam RISE dilakukan berdasarkan persetujuan. Apabila suatu pemrosesan dilakukan berdasarkan persetujuan, Perusahaan akan memberikan informasi yang relevan sebelum persetujuan diberikan.
V. PEMBERIAN AKSES, PENGUNGKAPAN, DAN TRANSFER DATA PRIBADI
Data Pribadi hanya dapat diakses dan digunakan oleh pihak yang memiliki kewenangan dan kebutuhan yang sah sesuai dengan fungsi atau tanggung jawabnya. Perusahaan menerapkan pembatasan akses berdasarkan kebutuhan dan kewenangan, termasuk terhadap informasi kehadiran, cuti, lembur, dan penggajian.
Pengguna wajib menjaga kerahasiaan Data Pribadi yang diperoleh melalui RISE dan dilarang untuk memberikan akses akun kepada pihak lain, menggunakan Data Pribadi untuk kepentingan di luar kewenangannya, mengambil, menyalin, atau menyimpan Data Pribadi tanpa kewenangan, menyebarluaskan Data Pribadi kepada pihak yang tidak berwenang; dan/atau menggunakan Data Pribadi dengan cara yang bertentangan dengan Syarat dan Ketentuan Penggunaan RISE, kebijakan internal Perusahaan, atau peraturan perundang-undangan.
Dalam rangka penyelenggaraan RISE, Perusahaan dapat memberikan akses atau mengungkapkan Data Pribadi kepada unit atau personel internal yang berwenang maupun pihak lain yang diperlukan untuk tujuan pemrosesan yang sah. Pihak tersebut dapat mencakup penyedia layanan teknologi informasi, hosting, cloud, infrastruktur, keamanan sistem, pemeliharaan dan dukungan teknis, konsultan, auditor, tenaga profesional, instansi pemerintah, aparat penegak hukum, pengadilan, atau pihak lain yang secara sah memperoleh kewenangan untuk menerima Data Pribadi. Perusahaan akan membatasi pemberian akses dan pengungkapan Data Pribadi sesuai dengan tujuan, kebutuhan, dan kewenangan masing-masing pihak.
Data Pribadi dapat ditransfer di dalam wilayah Indonesia dan/atau ke luar wilayah Indonesia apabila diperlukan untuk tujuan pemrosesan yang sah. Untuk transfer ke luar wilayah Indonesia, Perusahaan akan melaksanakannya sesuai dengan persyaratan dan mekanisme yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.
VI. PENYIMPANAN, RETENSI, DAN PENGHAPUSAN DATA PRIBADI
Perusahaan menyimpan Data Pribadi selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan dan/atau selama diwajibkan atau diperbolehkan berdasarkan peraturan perundang-undangan. Dalam menentukan jangka waktu penyimpanan, Perusahaan dapat mempertimbangkan kebutuhan administrasi dan operasional, keberlangsungan hubungan kerja, kewajiban penyimpanan berdasarkan hukum, kebutuhan audit dan pembuktian, penyelesaian sengketa atau proses hukum, keamanan dan integritas sistem, serta kebutuhan sah lainnya.
Perusahaan dapat melakukan penghapusan dan/atau pemusnahan Data Pribadi apabila:
Data Pribadi tidak lagi diperlukan untuk tujuan pemrosesan;
jangka waktu penyimpanan telah berakhir;
terdapat permintaan yang sah dari Subjek Data Pribadi;
terdapat kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan; dan/atau
terdapat dasar lain yang memperbolehkan penghapusan atau pemusnahan.
Setelah Data Pribadi tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban atau dasar hukum untuk menyimpannya, Perusahaan dapat melakukan penghapusan, pemusnahan, anonimitas, atau tindakan lain sesuai dengan kebijakan retensi dan ketentuan yang berlaku.
Penghapusan atau pemusnahan dapat tidak dilakukan apabila Perusahaan masih memiliki dasar hukum untuk menyimpan Data Pribadi, termasuk untuk memenuhi kewajiban hukum, kebutuhan pembuktian, audit, atau penyelesaian sengketa. Pelaksanaan penghapusan dan pemusnahan dilakukan sesuai dengan prosedur internal Perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
VII. KEAMANAN DAN PENANGANAN INSIDEN DATA ATAU KEBOCORAN
Perusahaan berkomitmen untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan Data Pribadi yang diproses melalui RISE dengan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan dengan mempertimbangkan sifat, lingkup, konteks, tujuan pemrosesan, serta risiko terhadap Subjek Data Pribadi. Langkah tersebut dapat mencakup pembatasan hak akses, pengamanan akun dan autentikasi, pencatatan aktivitas sistem, pengamanan infrastruktur dan jaringan, pemeliharaan dan pembaruan sistem, pengendalian terhadap pihak yang memiliki akses, serta pencadangan dan pemulihan data sesuai kebutuhan.
Akses terhadap Data Pribadi melalui RISE diberikan berdasarkan kebutuhan dan kewenangan Pengguna dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Perusahaan juga melakukan pengendalian terhadap pihak yang memiliki akses terhadap Data Pribadi untuk mencegah akses, penggunaan, pengungkapan, perubahan, kehilangan, atau pemrosesan yang tidak sah. Dalam hal ini pula, Perusahaan melakukan evaluasi dan peningkatan terhadap langkah keamanan dari waktu ke waktu dengan mempertimbangkan perkembangan teknologi, perubahan risiko, serta kebutuhan.
Pengguna bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi autentikasi akun yang digunakan untuk mengakses RISE, termasuk kata sandi dan kode autentikasi apabila digunakan. Pengguna juga wajib menjaga keamanan perangkat yang digunakan untuk mengakses RISE serta segera melaporkan kepada Perusahaan apabila mengetahui atau menduga adanya akses tidak sah, kehilangan kredensial, atau kejadian lain yang dapat mempengaruhi keamanan akun maupun Data Pribadi.
Perusahaan tidak bertanggung jawab atas dampak yang timbul akibat penggunaan akun, perangkat, atau Data Pribadi yang terjadi karena kesalahan atau kelalaian Pengguna maupun tindakan pihak lain yang berada di luar kendali wajar Perusahaan, sepanjang tidak mengurangi kewajiban dan tanggung jawab Perusahaan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila terjadi atau diduga terjadi insiden keamanan yang berdampak terhadap Data Pribadi dengan tidak disebabkan oleh hal-hal sebagaimana dimaksud pada paragraf sebelumnya, Perusahaan akan melakukan identifikasi, pengamanan, pembatasan dampak, pemulihan sistem, penilaian risiko, dokumentasi, dan langkah penanganan lainnya sesuai dengan prosedur internal serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan berdasarkan hukum.
VIII. HAK SUBJEK DATA PRIBADI
Sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi Anda melalui RISE, Anda sebagai Subjek Data Pribadi memiliki hak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk untuk:
memperbarui dan/atau memperbaiki Data Pribadi yang tidak lengkap, tidak akurat, atau tidak sesuai;
memperoleh akses dan salinan atas Data Pribadi yang diproses oleh Perusahaan;
keberatan terhadap pemrosesan tertentu, termasuk terhadap keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan secara otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau dampak yang signifikan;
meminta pembatasan pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan ketentuan yang berlaku apabila terdapat keberatan atau sengketa mengenai keakuratan, keabsahan, atau dasar pemrosesan Data Pribadi;
meminta penghentian pemrosesan, penghapusan, dan/atau pemusnahan Data Pribadi apabila Data Pribadi tidak lagi diperlukan untuk tujuan pemrosesan atau pemrosesan dilakukan secara tidak sah.
Pelaksanaan hak tersebut dapat dilakukan dengan mengajukan permohonan kepada Perusahaan melalui sarana yang ditentukan. Perusahaan dapat melakukan verifikasi identitas dan meminta informasi tambahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa permohonan diajukan oleh pihak yang berwenang atas Data Pribadi tersebut.
Perusahaan dapat menolak atau membatasi pemenuhan permohonan apabila terdapat alasan yang diperbolehkan atau diwajibkan berdasarkan peraturan perundang-undangan, termasuk apabila permohonan tidak berkaitan dengan Data Pribadi yang diproses oleh Perusahaan, pemohon tidak dapat membuktikan kewenangannya, atau Perusahaan memiliki kewajiban maupun dasar hukum untuk tetap melakukan pemrosesan atau menyimpan Data Pribadi tersebut.
IX. PENGGUNAAN COOKIES
Cookies adalah berkas teks berukuran kecil yang dapat disimpan pada perangkat Pengguna ketika mengakses situs web RISE. Cookies digunakan untuk membantu RISE mengenali sesi dan perangkat Pengguna, menjaga keamanan akses, serta memastikan fungsi tertentu dalam RISE dapat berjalan sebagaimana mestinya.
RISE dapat menggunakan cookies yang ditetapkan oleh Perusahaan (first-party cookies) dan, apabila diperlukan untuk mendukung fungsi tertentu, cookies yang disediakan oleh pihak ketiga (third-party cookies). Penggunaan third-party cookies dilakukan sesuai dengan fungsi dan layanan yang digunakan dalam RISE, dan informasi yang dikumpulkan melalui cookies tersebut dapat tunduk pada kebijakan privasi pihak ketiga yang bersangkutan.
Berdasarkan jangka waktu penyimpanannya, cookies dapat berupa session cookies yang hanya digunakan selama sesi akses Pengguna dan persistent cookies yang tetap tersimpan pada perangkat Pengguna untuk jangka waktu tertentu atau sampai dihapus oleh Pengguna.
Dalam penyelenggaraan RISE, cookies dapat digunakan untuk mendukung fungsi dan keamanan sistem, termasuk mempertahankan sesi login, melakukan autentikasi, menjaga keamanan akses, menyimpan preferensi Pengguna, serta membantu memastikan fitur RISE dapat digunakan dengan baik.
RISE tidak menggunakan cookies untuk tujuan periklanan atau pemasaran kepada Pengguna. Apabila di kemudian hari terdapat penggunaan cookies untuk tujuan lain yang memerlukan pemberitahuan atau pengaturan tambahan, Perusahaan akan memberikan informasi yang sesuai kepada Pengguna.
Sebagian besar browser dapat menerima cookies secara otomatis. Pengguna dapat mengatur, membatasi, atau menonaktifkan cookies melalui pengaturan browser pada perangkat yang digunakan. Namun, pembatasan atau penonaktifan cookies tertentu dapat menyebabkan sebagian fungsi RISE tidak dapat berjalan secara optimal.
X. PERUBAHAN KEBIJAKAN PRIVASI
Perusahaan dapat mengubah dan memperbarui Kebijakan Privasi dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan fitur atau fungsi RISE, proses bisnis dan kebutuhan operasional, kebijakan internal, perkembangan teknologi, hasil evaluasi keamanan dan Perlindungan Data Pribadi, serta perubahan peraturan perundang-undangan. Setiap perubahan akan diberitahukan melalui RISE, situs web, email, sarana komunikasi internal, dan/atau sarana lain yang ditentukan oleh Perusahaan.
XI. BAHASA DAN HUKUM YANG BERLAKU
Kebijakan Privasi ini dibuat dalam Bahasa Indonesia dan diatur serta ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Dalam hal Kebijakan Privasi ini diterjemahkan ke dalam bahasa lain dan terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia berlaku.