I. PENDAHULUAN
PT Aldzama (“Perusahaan”, “Kami”) sebagai pengelola RISE menyusun Privacy Notice ini untuk memberikan informasi kepada Karyawan dan/atau Pengguna RISE mengenai pemrosesan Data Pribadi dalam penggunaan RISE.
RISE merupakan platform berbasis elektronik yang dikembangkan dan dikelola oleh Perusahaan untuk digunakan secara internal dalam mendukung pengelolaan administrasi sumber daya manusia.
Privacy Notice ini (“Privacy Notice”) menjelaskan secara ringkas mengenai jenis Data Pribadi yang Kami proses melalui RISE, cara Kami memperoleh dan mengumpulkan Data Pribadi, tujuan dan dasar pemrosesannya, pihak yang dapat memperoleh akses terhadap Data Pribadi, dan penyimpanan Data Pribadi.
Privacy Notice ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Privacy Policy RISE. Privacy Policy RISE mengatur ketentuan umum mengenai pemrosesan dan perlindungan Data Pribadi dalam penyelenggaraan RISE, sedangkan Privacy Notice ini memberikan informasi khusus mengenai pemrosesan Data Pribadi Karyawan.
Sebelum menggunakan RISE dan/atau menyerahkan Data Pribadi melalui RISE, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah membaca dan memahami Privacy Notice ini serta Privacy Policy RISE. Dengan menggunakan RISE, Anda mengakui bahwa Anda telah memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi sebagaimana diuraikan dalam Privacy Notice dan Privacy Policy RISE. Dalam hal pemrosesan Data Pribadi memerlukan persetujuan Anda berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, persetujuan tersebut akan diperoleh melalui mekanisme yang disediakan oleh Perusahaan.
II. KEDUDUKAN PERUSAHAAN DAN KARYAWAN
Dalam pemrosesan Data Pribadi Karyawan, Perusahaan bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi yang menentukan tujuan dan melakukan pengendalian terhadap pemrosesan Data Pribadi dalam rangka hubungan kerja, administrasi sumber daya manusia, dan penyelenggaraan RISE. Dalam hal Perusahaan melibatkan pihak lain untuk melakukan pemrosesan Data Pribadi atas nama Perusahaan, pihak tersebut dapat bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi sesuai dengan fungsi, kewenangan, dan instruksi yang diberikan oleh Perusahaan.
Karyawan merupakan Subjek Data Pribadi atas seluruh Data Pribadi yang berkaitan dengan, melekat pada, atau dapat mengidentifikasi Karyawan, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang diperoleh, dikumpulkan, disimpan, digunakan, diolah, dianalisis, diperbarui, diungkapkan, ditransfer, dikelola, dan/atau diproses oleh Perusahaan dalam rangka pelaksanaan hubungan kerja, pemenuhan hak dan kewajiban para pihak, penyelenggaraan kegiatan operasional dan administrasi Perusahaan, pemenuhan kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan, serta untuk tujuan lain yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai perlindungan Data Pribadi.
III. DATA PRIBADI KARYAWAN
Dalam pelaksanaan hubungan kerja dan penggunaan RISE, Perusahaan dapat melakukan pemrosesan terhadap Data Pribadi Karyawan yang berada dalam penguasaan atau kendali Perusahaan, sepanjang Data Pribadi tersebut berkaitan dengan Karyawan dan diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan pemrosesan yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pada fitur absensi, RISE menerima koordinat lokasi yang dikirim perangkat saat masuk atau pulang untuk mencocokkan lokasi kerja. Bila verifikasi wajah diaktifkan, RISE menerima foto wajah untuk pendaftaran dan verifikasi biometrik.
Data Pribadi Karyawan yang dapat diproses meliputi, namun tidak terbatas pada:
Data identitas dan data kepegawaian, termasuk nama, nomor identitas, tanggal lahir, alamat, informasi jabatan, unit kerja, status kepegawaian, dan informasi lain yang berkaitan dengan hubungan kerja;
Data akun dan autentikasi, termasuk informasi akun, kredensial, hak akses, serta informasi lain yang diperlukan untuk autentikasi dan pengelolaan akses terhadap RISE;
Data kehadiran dan waktu kerja, termasuk informasi kehadiran, ketidakhadiran, cuti, izin, lembur, jadwal kerja, dan informasi terkait lainnya;
Data penggajian dan administrasi kepegawaian, termasuk informasi yang berkaitan dengan penghasilan, tunjangan, potongan, dan administrasi hak serta kewajiban Karyawan; dan
Data teknis dan aktivitas penggunaan RISE, termasuk informasi mengenai aktivitas, penggunaan fitur, waktu akses, perangkat, serta informasi teknis lainnya yang tercatat dalam sistem.
Seiring dengan perkembangan, penambahan, perubahan, atau pengembangan fitur, fungsi, dan layanan pada RISE, Perusahaan dapat melakukan pemrosesan atas jenis Data Pribadi tambahan yang secara wajar diperlukan dan relevan untuk mendukung fitur atau fungsi tersebut, sepanjang Data Pribadi dimaksud berkaitan dengan Karyawan, hubungan kerja, atau aktivitas Karyawan dalam menggunakan RISE.
Data Pribadi Karyawan dapat diperoleh secara langsung dari Karyawan, termasuk melalui pengisian, penyampaian, penggunaan, atau pembaruan informasi pada RISE maupun melalui dokumen dan komunikasi yang disampaikan kepada Perusahaan. Data Pribadi juga dapat diperoleh dari sistem, catatan, dan administrasi internal Perusahaan serta dari pihak ketiga atau sumber lainnya yang memberikan atau menyediakan Data Pribadi kepada Perusahaan secara sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
IV. TUJUAN DAN DASAR PEMROSESAN
Perusahaan memproses Data Pribadi Karyawan untuk tujuan yang sah, spesifik, dan relevan dengan pelaksanaan hubungan kerja, pengelolaan sumber daya manusia, penyelenggaraan kegiatan operasional Perusahaan, serta pengelolaan dan penggunaan RISE, termasuk namun tidak terbatas pada:
pelaksanaan dan administrasi hubungan kerja;
pengelolaan kehadiran, cuti, izin, jadwal kerja, dan lembur;
pengelolaan penggajian, tunjangan, dan hak serta kewajiban Karyawan;
pengelolaan akun, autentikasi, kewenangan, dan hak akses Karyawan terhadap RISE;
penyelenggaraan, pengoperasian, pemeliharaan, pengembangan, dan pengamanan RISE;
pelaksanaan administrasi dan pencatatan internal Perusahaan;
pemenuhan kewajiban Perusahaan berdasarkan hubungan kerja dan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
pelaksanaan tujuan lain yang berkaitan dengan hubungan kerja sepanjang diperbolehkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Perusahaan menentukan dan menerapkan dasar pemrosesan Data Pribadi untuk setiap kegiatan pemrosesan dengan mempertimbangkan tujuan, sifat, dan konteks pemrosesan serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dasar pemrosesan dapat berupa pelaksanaan perjanjian atau hubungan kerja, pemenuhan kewajiban hukum Perusahaan, pemenuhan kepentingan yang sah Perusahaan dengan tetap memperhatikan kepentingan, hak, dan kebebasan Karyawan.
V. AKSES DAN PENGGUNAAN DATA PRIBADI KARYAWAN
Data Pribadi Karyawan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan dan kebutuhan yang sah sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam pelaksanaan hubungan kerja dan administrasi sumber daya manusia, akses tersebut dapat diberikan kepada fungsi atau unit kerja yang membutuhkan Data Pribadi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
Karyawan yang memperoleh akses terhadap Data Pribadi Karyawan lain melalui RISE wajib menjaga kerahasiaan Data Pribadi tersebut dan menggunakannya hanya untuk kepentingan yang sesuai dengan kewenangannya. Karyawan tidak diperkenankan memberikan akses kepada pihak lain, menggunakan, menyalin, menyimpan, atau menyebarluaskan Data Pribadi di luar kewenangannya atau dengan cara yang bertentangan dengan ketentuan internal Perusahaan, Syarat dan Ketentuan Penggunaan RISE, dan/atau peraturan perundang-undangan.
VI. PENYIMPANAN DAN RETENSI DATA PRIBADI
Perusahaan menyimpan Data Pribadi Karyawan selama diperlukan untuk pelaksanaan hubungan kerja, administrasi dan operasional Perusahaan, pemenuhan kewajiban hukum, serta kebutuhan lain yang diperbolehkan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Jangka waktu penyimpanan dapat berbeda sesuai dengan jenis Data Pribadi, tujuan pemrosesan, hubungan kerja, dan kewajiban penyimpanan yang berlaku. Setelah Data Pribadi tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban atau dasar hukum untuk menyimpannya, Perusahaan dapat melakukan penghapusan dan/atau pemusnahan sesuai dengan kebijakan retensi.
VII. KEAMANAN DAN PENANGANAN INSIDEN
Apabila terjadi atau terdapat dugaan insiden keamanan yang berdampak pada Data Pribadi, Perusahaan akan mengambil langkah penanganan yang diperlukan untuk mengendalikan dan memulihkan kondisi yang terdampak, melakukan penilaian atas risiko yang timbul, serta memenuhi kewajiban yang berlaku berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk kewajiban pemberitahuan kepada pihak yang berwenang atau pihak lain yang diwajibkan berdasarkan hukum.
Karyawan dengan ini melepaskan, membebaskan, memberikan ganti rugi, dan membela Perusahaan dari segala kerugian, risiko, dan/atau konsekuensi yang timbul secara langsung maupun tidak langsung akibat Data Pribadi yang dicegat, disadap, diakses, dicuri, diungkapkan, diubah, atau dihancurkan oleh pihak ketiga yang tidak berwenang, sepanjang hal tersebut disebabkan oleh faktor-faktor di luar kendali wajar Perusahaan dan/atau tindakan yang bertentangan dengan Kebijakan Privasi ini atau ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk yang diakibatkan oleh kesalahan atau kelalaian Pengguna.
VIII. PENUTUP
Privacy Notice ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari penyelenggaraan dan penggunaan RISE serta berlaku bagi Karyawan dalam kaitannya dengan pemrosesan Data Pribadi dalam hubungan kerja dan penggunaan RISE.
Hal-hal yang belum diatur secara khusus dalam Privacy Notice ini mengacu pada Privacy Policy RISE serta Syarat dan Ketentuan Penggunaan RISE.
Privacy Notice ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan RISE, kebutuhan Perusahaan, dan/atau perubahan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setiap pembaruan akan disampaikan melalui sarana yang ditentukan oleh Perusahaan.